Die Regierung der Vereinigten Staaten hat am 12. März 2025 die Aufbewahrungsfrist für Transaktionsunterlagen unter der Aufsicht des Office of Foreign Assets Control (OFAC) auf zehn Jahre erhöht. Diese Änderung erfolgte nach der Verabschiedung des Gesetzes "Frieden des 21. Jahrhunderts durch Macht" im April 2024, das die Frist für rechtliche Beschränkungen bei zivil- und strafrechtlichen Verstößen gegen das IEEPA- und TWEA-Gesetz verlängerte.
Details der neuen Änderungen
Nach dieser Änderung müssen alle Unterlagen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden, um mit der Frist der Beschränkungen übereinzustimmen. Darüber hinaus müssen eingefrorene Vermögenswerte für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, d.h. solange diese Vermögenswerte eingefroren bleiben und auch für zehn Jahre nach der Aufhebung der Einfrierung.
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OFAC hat klar auf die Herausforderungen reagiert, die sich aus dieser Änderung ergeben, und erklärt, dass rechtliche Anforderungen in anderen Bereichen nicht als rechtfertigender Grund für die Nichteinhaltung dieser Anforderungen angesehen werden können. Beispielsweise können Organisationen, die in den Vereinigten Staaten tätig sind und auch den Gesetzen der Europäischen Union folgen, die unterschiedlichen Anforderungen zwischen diesen beiden Bereichen nicht zu ihrem Vorteil nutzen.
Herausforderungen bei der Aufzeichnung von Unterlagen
Eine der Hauptschwierigkeiten in diesem Bereich ist die Art und Weise, wie Informationen aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Dieses Problem wird besonders wichtig, wenn Unterlagen genau und detailliert aufbewahrt werden müssen. Beispielsweise müssen die Namen der Beteiligten, das Datum der Überprüfung, Informationen über die Gegenpartei und die Gründe für die Entscheidungsfindung vollständig und genau in den Unterlagen festgehalten werden.
Derzeit stehen viele Organisationen vor verschiedenen Herausforderungen bei der Aufbewahrung von Unterlagen. Beispielsweise können Informationen in verschiedenen Systemen verstreut sein, was die Wiederherstellung und Analyse der Informationen erschwert. Währenddessen können einige Unterlagen aufgrund mangelnder Koordination in den Verfahren und unterschiedlichen Aufzeichnungsweisen auf Probleme stoßen.
Schließlich müssen Organisationen, um Probleme bei der Aufzeichnung von Unterlagen zu vermeiden, Entscheidungen zum Zeitpunkt der Überprüfungen festhalten. Dies bedeutet, dass jede Entscheidung zusammen mit den erforderlichen Informationen in einem System aufgezeichnet werden muss, um in Zukunft leicht zugänglich zu sein.
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